7 étapes pour réussir le déploiement de la GMAO DOMMS® dans votre entreprise
Depuis 2015, les équipes commerciales et techniques d’Ovalie Tech accompagnent les entreprises dans le déploiement de la solution de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) DOMMS. Déployer un nouvel outil peut vous paraître intimidant ? Laissez-nous vous guider dans les différentes étapes du processus de déploiement.
Pourquoi choisir la GMAO DOMMS ?
Choisir la GMAO DOMMS, c’est faire le choix de l’expérience et de l’expertise en maintenance. Acteur historique de la maintenance, Ovalie Tech s’est appuyé sur son expertise pour développer une solution de GMAO. Nous avons voulu créer une GMAO conviviale qui répondrait en en tous points aux problématiques des métiers de la maintenance. Par ailleurs, nous l’avons conçu pour qu’elle soit facile à prendre en main aussi bien par des techniciens ou des managers, comme des responsables de l’excellence opérationnelle.
Nos équipes vous accompagnent à chaque étape du déploiement de notre solution de GMAO, mais également sur la mise en place de la maintenance dans votre entreprise. En effet, nous sommes l’un des seuls acteurs du marché à vous proposer de construire des études de maintenance vous permettant d’optimiser votre organisation ou vos procédures et méthodes de maintenance.
Quelles sont les étapes du déploiement ?
Vous êtes entièrement convaincus de l’utilité d’une GMAO et encore plus de celle de DOMMS ? Voici à quoi vous attendre pour le déploiement de notre solution.
Étape 1️⃣ : Préparer le déploiement avec la réunion de lancement
Préalablement au lancement du projet, il est important pour vous d’avoir veillé à la qualité de vos données et à leur structuration (tri, mappage) pour que le déploiement soit possible dans les meilleures conditions.
Après passation des dernières informations entre l’équipe commerciale et l’équipe projet au sein d’Ovalie Tech (un chef de projet et selon la taille du projet, le responsable IT et la responsable commerciale), le chef de projet programme la réunion de lancement avec l’équipe projet du client. Cette dernière se compose généralement du responsable chargé de l’IT, du chef de projet « technique » et éventuellement du directeur technique ou du responsable de l’excellence opérationnelle, (selon la taille de l’entreprise) La réunion consiste à discuter de la mise en œuvre du projet et du planning de déploiement. Au cours de cet échange, nous prendrons également le temps de vous guider pour assurer la qualité de vos données et vous conseiller sur votre stratégie de maintenance. C’est surtout à ce moment que nous passerons en revue les prochaines étapes du déploiement avec les délais associés :
- Arborescence/structure ;
- Plan de maintenance ;
- Données historiques à intégrer ;
- Informatique ;
- Délais ;
- Gouvernance (attribution des responsabilités et des tâches entre Ovalie Tech et le client) ;
- Ressources ;
- Accès et rôles des utilisateurs.
Nous proposons d’ailleurs un package « GMAO clé en main » avec intégration et paramétrage réalisés par nos soins et notre expertise avec un accompagnement privilégié.
Étape 2️⃣ : Préparer l'environnement informatique
Nous proposons deux types d’hébergement pour nos solutions de GMAO : le mode SaaS et le mode On-Premise.
En choisissant d’héberger la GMAO DOMMS dans votre infrastructure (On-Premise), notre équipe veille à ce qu’elle soit préparée à la supporter. La préparation de l’infrastructure comprend notamment l’installation et l’implémentation des bases de données, des systèmes d’exploitation et des logiciels complémentaires (par exemple, un logiciel d’achat ou un système de supervision) nécessaires au bon fonctionnement. Cette phase de préparation garantit que l’ensemble du système est prêt à accueillir la GMAO de manière efficace et sécurisée.
En choisissant la version SaaS, Ovalie Tech vous assure un hébergement 100% français et sécurisé afin de protéger au maximum vos données et de vous garantir la continuité de votre activité.
Étape 3️⃣ : Former les utilisateurs (rôles administrateurs et gestionnaires)
L’organisation de la formation est un élément essentiel pour garantir l’adoption réussie de la GMAO DOMMS par les utilisateurs. Des sessions de formation adaptées sont planifiées et dispensées aux utilisateurs, en mettant l’accent sur l’efficacité (paramétrage, intégration des données, intégration des plans de maintenance, etc.), et la bonne prise en main (découvrir l’environnement web, l’arborescence, la gestion de planning, la lecture des KPI, etc.) de l’outil.
Des sessions de formation de 2 jours sont donc organisées en présentiel. Cette formation doit leur permettre d’acquérir de l’autonomie au moment de gérer les paramètres de configuration, ainsi que de pouvoir être préparés pour passer l’étape 5, dite phase de test et de validation de la solution.
Notre organisme de formation a obtenu la certification Qualiopi.
Étape 4️⃣ : Paramétrer la GMAO (workflow, droits utilisateurs) et intégrer les données
L’accompagnement fourni au client pour le paramétrage du système comprend la configuration des workflows, des statuts, des types et d’autres aspects essentiels pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Cette étape implique également l’intégration des gammes de maintenance, des sites et des stocks de pièces de rechange dans le système, d’où l’importance d’avoir structuré et analysé vos données en amont. La durée de cet accompagnement peut varier en fonction de la complexité du projet et de la disponibilité des ressources du client. Il est essentiel de garantir une collaboration étroite entre les équipes du client et les chefs de projet pour assurer une mise en œuvre efficace et adaptée aux exigences métier.
Étape 5️⃣ : Tester et valider la solution logicielle
Le recettage de la GMAO (qui consiste à tester la solution logicielle) demande une préparation rigoureuse de la part de l’équipe projet. Un environnement de test est mis à la disposition des clients dans le but de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de l’outil. La phase de recettage sera facilitée grâce à la qualité de la formation des administrateurs et des gestionnaires, réalisée en amont.
Pendant le déploiement, mais aussi pendant la mise en service, les utilisateurs peuvent signaler toutes anomalies et faire remonter leurs questions et potentielles difficultés depuis un outil de ticketing. Nous proposons également d’accorder un crédit d’heures de suivi sous la forme d’un pack « Start » pour accompagner le responsable de maintenance ou ses équipes dans la prise en main de l’outil.
Étape 6️⃣ : Former les utilisateurs finaux
Pendant la phase de déploiement, les équipes de DOMMS vont former à l’outil les utilisateurs finaux, dont les techniciens, en groupe de 10 personnes maximum sur une journée. Pour les opérateurs en production, ou les rondiers en exploitation, une seule demi-journée de formation suffit.
Au cours de cette formation, les utilisateurs réaliseront des exercices applicatifs sur l’outil paramétré et l’environnement de l’entreprise, puis à un test de validation des acquis. Notre outil est particulièrement facile à prendre en main, ce qui explique qu’une seule journée de formation suffise à vous rendre parfaitement autonome.
Étape 7️⃣ : Suivre le déploiement et accompagner les différents utilisateurs au changement
L’équipe projet, mais aussi les utilisateurs finaux, peuvent contacter la hotline disponible de 8 h 30 à 18 h les jours ouvrés. Nos équipes veillent à assurer l’amélioration continue de la GMAO DOMMS. Par ailleurs, notre pack « Start » vous permet de prévoir des échanges pour nous faire part de vos retours sur l’outil et sa mise en œuvre.
Ce pack fait écho à notre volonté de communiquer et d’être à votre écoute au maximum tout au long du projet. Nous mettons un point d’honneur à être le plus disponible possible pour vous. Nous n’hésitons pas à vous remonter nos préconisations sur votre maintenance, à vous alerter si des écueils apparaissent et ce afin de vous guider au mieux pour la réussite de votre projet.
Votre implication est également nécessaire pour garantir la rapidité et l’efficacité du déploiement et de la mise en œuvre de la GMAO. Elle est d’autant plus importante qu’elle va contribuer à embarquer l’ensemble des utilisateurs.
Par exemple, un manager peut lister les avantages d’une GMAO à ses techniciens de maintenance, pour les inclure dans le processus à venir. Un salarié qui comprend l’importance du changement est un salarié qui se sent investi dans le projet. C’est l’un des facteurs clés de la réussite : motiver la conduite du changement en mettant en valeur ses bénéfices, de la manière la plus claire possible.
Combien de temps dure le déploiement de la GMAO DOMMS ?
Tout va dépendre de l’envergure du projet, du choix de l’infrastructure et de la taille de votre structure. La durée peut varier de 1 à 6 mois. Rassurez-vous, nos chefs de projets vous préconiseront les modalités adaptées en fonction de vos objectifs, vos ressources ou encore vos besoins.
Le déploiement d’un nouvel outil, quel qu’il soit peut sembler, parfois, impressionnant. Tout le monde peut appréhender les changements qui en découleront. C’est pourquoi nos équipes sont à votre écoute et vous accompagnent tout au long du projet. Un objectif : votre satisfaction avec notre GMAO DOMMS.
Pour en apprendre plus sur notre solution de GMAO et son déploiement en entreprise, contactez nos équipes !