Projet GMAO : Comment rédiger un cahier des charges efficace pour choisir et déployer votre solution avec succès 🚀
Un projet GMAO (Gestion de la maintenance Assistée par Ordinateur) sans cahier des charges clair, c’est comme piloter une intervention sans plan de maintenance : vous avancez, mais pas forcément dans la bonne direction. ⚠️
Un bon cahier des charges (CDC) apporte structure, vision et facilite la communication. Il définit précisément vos objectifs, vos besoins métiers et vos contraintes techniques.
C’est une véritable feuille de route 📋 : il aligne tous les acteurs du projet (maintenance, IT, direction) et facilite le dialogue avec les éditeurs. Sans lui, vous risquez des choix inadaptés, des dérives de planning et une solution mal exploitée. C’est le socle de la réussite, du cadrage à la mise en œuvre
➡️ Téléchargez — Checklist : Êtes-vous prêts à passer à une GMAO ?
1️⃣ Définir le bon moment pour rédiger votre cahier des charges
La rédaction du cahier des charges doit intervenir dès la phase d’analyse de l’existant.
Il est impératif de le finaliser avant de solliciter des prestataires ou des éditeurs de logiciels GMAO.
Le CDC est le fruit d’une réflexion sur vos outils, vos pratiques et vos besoins.
C’est lorsque vos besoins métiers (types de maintenance, niveau de criticité, périmètres fonctionnels) et vos exigences SI (interopérabilité, cybersécurité, hosting) sont alignés, que vous êtes prêts à avancer.
2️⃣ Identifier les acteurs clés pour construire votre CDC
Le chef de projet maintenance est souvent en première ligne (ou maîtrise d’ouvrage). Mais il ne travaille pas seul.
- 🎯Direction : vision stratégique, pilotage, ROI.
- 👷Technicien de maintenance : remontées terrain, attentes pratiques.
- 💻DSI : cohérence avec le système d’information
- 💵 Les achats ou RH selon la configuration de l’entreprise
3️⃣Structurer votre cahier des charges de manière complète et précise
Définir le contexte et les objectifs du projet
- Les enjeux de l’entreprise
- Objectifs : traçabilité, productivité, digitalisation, etc…
Préciser les périmètres d'application
- Géographique : Sites, services
- Technique : Matériels concernés et typologies de maintenance, gestion des arrêts techniques, gestion des stocks.
- Fonctionnel : Planification, ordre de travail, suivi des équipements, reporting,
- Temporel : Définir le timing global et le phasage
Lister les besoins spécifiques par type de maintenance
- Établir des plans de maintenance préventifs détaillés
- Assurer la traçabilité des contrôles règlementaires
- Suivi des plans de maintenance conditionnelle
- Faciliter la conduite du curatif et l’exploiter en RETEX.
- Juger de la capacité à déployer de la maintenance prévisionnelle
- ..
Détail des fonctionnalités attendues
Pour obtenir un résultat performant, la rédaction et le recours à des User Stories (récits utilisateurs) est fortement préconisé. Elles clarifient et précisent les besoins et cas d’usage utilisateurs, permettant ainsi de lister les fonctionnalités.
Rédiger un tableau synthétique pour chaque rôle d’utilisateur (admin, tech, responsable,…) :
- Fonctionnalités essentielles (priorité 1)
- Fonctionnalités souhaitées (priorité 2)
- Fonctionnalités optionnelles (priorité 3)
Contraintes techniques, règlementaires, cybersécurité et hébergement
- 🔒RGPD,
- ☁️Mode SaaS ou On-Premise,
- 📶Accès offline,
- 🔐Sécurité et PRA
- 📱Mobilité
Besoins non-fonctionnels
- ⚙️Facilité de paramétrage et d’intégration
- 🌍Multi-langues
- ✔️Disponibilité, fiabilité
- 👨💻Environnement logiciel et matériel (Système OS)
- 💻Charte informatique
- 🤳Ergonomie, facilité d’utilisation
- 🔄Modalités de mise à jour et de sauvegarde
Interfaçage avec l'existant
- ERP,
- IoT,
- Supervision,
- GED,
- SIRH,
- …
Modalités de déploiement, accompagnement et formation
- 📅Planning de déploiement
- 🎓Nombre de jours de formation prévus
- 🤝Accompagnement post-déploiement
- 📄Documentation de l’outil
Intégration des données
- 🗂️Plan de migration des données existantes
- 🧹Nettoyage et structuration des historiques
- 🛠️Outils et format d’import (CSV, API, automatisations)
Planning des prévisionnel, étapes clés et gouvernance projet
- Licence
- Matériels
- Formation
- Maintenance
Critères de sélection du prestataire
- Références industrielles
- Expertise Ingénierie de la Maintenance
- Connaissance effective des particularités métiers
- Qualité du support et capacités de développement / accompagnement
- Simplicité de prise en main
- Capacité de test
- Interlocuteur dédié
C’est lorsque vos besoins métiers et vos exigences SI (interopérabilité, cybersécurité, hosting..) sont alignés, que vous êtes prêts à avancer.
➡️ Lire aussi — GMAO Saas ou On-Premise : Lequel choisir ?
4️⃣ Valider, diffuser et faire vivre votre cahier des charges
Pour garantir l’efficacité de votre cahier des charges :
- Organisez une relecture croisée impliquant les équipes maintenance, IT et la direction
- Centralisez le document sur une plateforme collaborative (ex : Sharepoint) 📂
- Actualisez cotre cahier des charges à chaque étape clé (phase pilote, bilan, etc…)
Ainsi, votre document restera aligné avec l’avancement du projet et les réalités du terrain.
5️⃣ Passer à l'action après la redaction de votre CDC
Une fois votre cahier des charges finalisé :
- Lancez la phase de consultation auprès de plusieurs éditeurs
- Analysez les démonstrations personnalisées
- Utilisez une grille de scoring multicritères : fonctionnalités, ergonomie, accompagnement, budget et références
- Contractualisez avec l’éditeur sélectionné et commencez le déploiement
🎁Bonus : 6 erreurs à éviter
❌ Rester trop vague ou au contraire trop technique
❌ Ne pas prioriser les besoins
❌ Oublier les attentes du terrain
❌ Copier-coller un modèle sans adaptation
❌ Oublier les enjeux de retour sur investissement
❌ Ne pas prévoir de suivi post-déploiement
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Avec DOMMS, vous bénéficiez :
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